高橋
忘年会の案内は出したけど、出欠の返事って、いつまでにもらえばいいんだ？
パラちゃん
締め切りは、会場に人数を伝える日から逆算して決めるパラ。返事が来ない人への催促まで、先に決めておくと楽パラよ
締め切りは、会場に人数を伝える日の少し前にする
高橋
具体的には、開催の何日前くらいなんだ？
パラちゃん
開催日の1〜2週間前が目安パラ！案内を送ってから、1週間くらいで締め切るのがちょうどいいパラ。短すぎると予定が合わない人が出るし、長すぎると返事を忘れる人が出るパラ
高橋
店に人数を伝える日は、決まってるのか？
パラちゃん
店によって違うパラ。だから、予約のときに「人数の変更はいつまでできるか」「何日前からキャンセル料がかかるか」を聞いておくパラ。そのうえで、人数を伝える日の3〜5日前を締め切りにすると、返事が遅れた人を追いかける余裕ができるパラよ。予約の流れは予約の記事にまとめてあるパラ
高橋
店の期限から逆算して、締め切りを決めるのか
案内文には、締め切りの日付を書いておく
高橋
案内に、締め切りも書いたほうがいいのか？
パラちゃん
書いておくと、返事が早くなるパラ。「◯月◯日（◯）までに、出席か欠席かを教えてください」と、日付と曜日で書くパラ。「◯日までに」だけだと、見落とす人がいるパラよ。案内文の書き方は案内文の記事にまとめてあるパラ
高橋
日付と曜日があれば、迷わず返せるな
返事が来ない人には、締め切りの翌日に個別に聞く
高橋
締め切りを過ぎても、返事が来ない人はどうするんだ？
パラちゃん
締め切りの翌日に、その人だけに個別で聞くパラ。全体に向けて「まだの人は返事をください」と送ると、返事をした人まで気にしてしまうパラ。個別なら、相手も気軽に答えられるパラよ
高橋
催促っぽく聞こえて、感じが悪くならないか？
パラちゃん
「欠席でも大丈夫」と書いておくと、返しやすいパラ。たとえば「お疲れさまです。忘年会の出欠が、まだ確認できていなくて。◯日の◯時からなのですが、出席できそうか教えてもらえるとうれしいです。難しければ欠席でも大丈夫です」という感じで送るパラ
高橋
欠席でもいいと言われたら、断りやすいし、返事もしやすいな
締め切りのあとに人数が変わったときは
高橋
締め切りのあとに、行けなくなる人が出たらどうする？
パラちゃん
まず、店に人数を伝える期限に間に合うか、確認するパラ。間に合うなら、店に連絡して人数を変えてもらうパラ。間に合わなかった場合は、その分の料金がかかることもあるから、予約のときに聞いた条件を見返すパラ。当日の欠席で景品が余ったときの考え方は欠席者の景品の記事に書いてあるパラよ
結論：店の期限から逆算して、日付を決める
高橋
つまり、店に人数を伝える日から逆算して締め切りを決めて、催促は個別にすればいいんだな
締め切り 開催日の1〜2週間前／案内から1週間くらい／店への連絡の3〜5日前
案内文 日付と曜日で書く
催促 締め切りの翌日に、個別に「欠席でも大丈夫」と添えて
パラちゃん
そうパラ！出欠が決まれば人数も決まるから、景品の数や会場の準備も進めやすくなるパラね
高橋
人数が決まったら、景品のほうも見ておきたいな
パラちゃん
いいパラ。人数別の個数の目安は景品の個数の記事にあるパラ。人気のセットをいくつか紹介するパラね
景品セット 2点｜黒毛和牛 1kg 紅ズワイガニ 1kgなど
¥17,400
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景品セット 4点｜ディズニー ペア チケット 松阪牛 肉 北海道 味噌 ラーメンセット 温泉旅行 ペア チケット おもしろなど
¥31,600
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景品セット 20点
¥169,400
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高橋
これで出欠の取りまとめも、迷わず進められそうだ！
パラちゃん
困ったらいつでもLINEで相談するパラよ！
