高橋
忘年会の幹事、初めて任されたんだけど何から手をつければいいんだ…
パラちゃん
逆算スケジュールで考えれば迷わないパラよ！
高橋
逆算…？
パラちゃん
開催日から遡って、いつまでに何をやるかチェックリスト形式で説明するパラね！
2〜3ヶ月前:会場予約
忘年会シーズンは人気のお店からすぐ埋まっていくので、会場予約は2ヶ月前を目安に動くのが基本です。50名を超える大規模な忘年会や、ホテルの宴会場・人気店を希望する場合は、3ヶ月前から準備を始めると安心です。
✓ 会場の候補を3つ程度リストアップする
✓ 希望人数を伝えて空き状況を確認する
✓ 仮予約・本予約を済ませる
高橋
2〜3ヶ月前…!?思ってたよりずっと早いな…
パラちゃん
ここで出遅れると希望のお店が埋まってしまうパラ！一番最初にやるべきことだぞ！
1ヶ月前:参加人数の把握と予算決め
おおよその参加人数が見えてきたら、景品の予算も一緒に決めておきましょう。
✓ 参加人数を確定させる
✓ 景品予算の目安を決める
✓ 景品の点数を決める(参加人数の3〜4分の1が目安)
高橋
人数が分かれば、景品の点数も決めやすそうだ。
パラちゃん
次はいよいよ景品の注文だパラ。
2〜3週間前:景品の注文
景品パラダイスは最短翌日発送に対応していますが、12月は注文が集中する繁忙期です。余裕を持って2〜3週間前には注文を済ませておくのがおすすめです。
✓ 景品セットを選ぶ
✓ 注文・支払いを済ませる
✓ 会場直送か自宅受け取りか決める
実際に人気の忘年会向け景品セットを紹介します。
高橋
ギリギリで焦らなくて済みそうだ！
1週間前:出欠確認の締め切りと進行の準備
出欠確認を締め切り、最終的な人数を確定させます。同時に、乾杯・締めの挨拶の内容や、ビンゴなど余興の進行台本もこのタイミングで準備しておくと安心です。
✓ 出欠確認を締め切る
✓ 乾杯・締めの挨拶内容を考える
✓ 余興・ビンゴの進行台本を準備する
高橋
挨拶とか台本まで準備しておくものなのか…
パラちゃん
直前で焦って考えるより、この時期に用意しておいた方が絶対いいパラ！
前日:最終確認
最終的な参加人数、必要な小物がそろっているかを確認します。
✓ 最終人数を確認する
✓ 必要な小物(ビンゴカードなど)がそろっているか確認する
✓ パネルの飾り方を軽くシミュレーションする
高橋
前日にバタバタしなくて済みそうだ！
当日:設営・進行
会場に到着したら、パネルの設営を行い、司会進行の台本に沿って進めるだけです。
✓ パネルを設営する
✓ 台本に沿って司会進行する
✓ 目録を当選者に渡す
高橋
これなら、初めての幹事でも迷わずに準備できそうだ〜！
パラちゃん
困ったらいつでもLINEで相談するパラよ！
まとめ:全体チェックリスト
2〜3ヶ月前
✓ 会場の候補を3つ程度リストアップする
✓ 希望人数を伝えて空き状況を確認する
✓ 仮予約・本予約を済ませる
1ヶ月前
✓ 参加人数を確定させる
✓ 景品予算の目安を決める
✓ 景品の点数を決める(参加人数の3〜4分の1が目安)
2〜3週間前
✓ 景品セットを選ぶ
✓ 注文・支払いを済ませる
✓ 会場直送か自宅受け取りか決める
1週間前
✓ 出欠確認を締め切る
✓ 乾杯・締めの挨拶内容を考える
✓ 余興・ビンゴの進行台本を準備する
前日
✓ 最終人数を確認する
✓ 必要な小物(ビンゴカードなど)がそろっているか確認する
✓ パネルの飾り方を軽くシミュレーションする
当日
✓ パネルを設営する
✓ 台本に沿って司会進行する
✓ 目録を当選者に渡す
